Welche KI-Tools braucht ein Unternehmen wirklich?
Kaum hat man ein KI-Werkzeug verstanden, taucht das nächste auf. Dazu ein Tutorial, ein neues Versprechen und meistens noch ein weiteres Abo. Wir beschäftigen uns gern mit KI. Trotzdem möchten wir unsere Zeit mit guter Arbeit verbringen und nicht ausschließlich damit, Werkzeuge für diese Arbeit zu vergleichen.
Die Frage „Welche KI-Tools braucht ein Unternehmen?“ lässt sich für uns deshalb nicht mit einer möglichst langen Einkaufsliste beantworten. Der bessere Ausgangspunkt ist eine konkrete Aufgabe: Was soll leichter werden, welches Ergebnis wird gebraucht und woran erkennen wir, ob ein Werkzeug wirklich hilft?
Erst die Aufgabe, dann das Werkzeug
„Wir brauchen mehr KI“ ist noch keine brauchbare Aufgabenbeschreibung. „Wir möchten aus freigegebenen Gesprächsnotizen einen ersten strukturierten Entwurf erstellen“ ist deutlich konkreter. Damit lässt sich prüfen, welche Informationen gebraucht werden und wer das Ergebnis anschließend beurteilt.
Beschreibe den gewünschten Ablauf in einem Satz. Zum Beispiel: „Wir möchten vorhandene Informationen schneller ordnen, ohne fachliche Aussagen ungeprüft zu übernehmen.“ Danach schaust du zuerst auf die Werkzeuge, die im Unternehmen bereits vorhanden sind. Vielleicht reicht eine bisher ungenutzte Funktion. Vielleicht braucht die Aufgabe überhaupt kein neues KI-Tool.
Diese Reihenfolge schützt vor einem typischen Umweg: Eine beeindruckende Anwendung wird angeschafft, und erst danach sucht man eine Aufgabe, für die sie sinnvoll sein könnte.
Sechs Fragen, mit denen sich ein Tool einordnen lässt
| Kriterium | Frage für deinen Test |
|---|---|
| Nutzen | Welchen konkreten Arbeitsschritt soll das Tool erleichtern? |
| Qualität | Woran prüfen wir, ob das Ergebnis für unsere Aufgabe brauchbar ist? |
| Einarbeitung | Wer muss die Anwendung lernen, und wie viel Zeit nehmen wir uns dafür? |
| Gesamter Aufwand | Was kosten Abo, Einrichtung, Prüfung und Nacharbeit zusammen? |
| Daten | Welche Informationen würden wir eingeben, und ist deren Verwendung für diesen Zweck freigegeben? |
| Ablauf | Wie kommt das Ergebnis in unsere vorhandene Arbeit, ohne zusätzliche Kopier- und Abstimmungsschritte? |
Die Fragen sind bewusst einfach. Ein Tool kann bei einer einzelnen Vorführung gut aussehen und im täglichen Ablauf trotzdem wenig helfen. Das wird erst sichtbar, wenn du neben dem erzeugten Ergebnis auch die Arbeit davor und danach betrachtest.
Ein kleiner Vergleich ist hilfreicher als zehn neue Abos
Wähle eine überschaubare Aufgabe und ein Beispiel, für dessen Verwendung du die nötige Freigabe hast. Lege vor dem Test fest, wie ein gutes Ergebnis aussehen soll. Dann bearbeitest du dieselbe Aufgabe mit dem bestehenden Ablauf und mit dem neuen Werkzeug.
Ein fiktives Beispiel: Ein Unternehmen möchte Stichpunkte zu einer Leistung in einen ersten Textentwurf umwandeln. Beim Vergleich zählt nicht nur, wie schnell der Entwurf erscheint. Ebenso wichtig ist, ob die Aussagen stimmen, ob der Text zum Unternehmen passt und wie viel Nacharbeit bis zu einer freigegebenen Fassung nötig ist.
Für diesen Test reichen wenige nachvollziehbare Notizen:
- Wie lange dauerte die Aufgabe einschließlich Vorbereitung?
- Was musste geprüft oder korrigiert werden?
- Welche zusätzlichen Schritte kamen hinzu?
- Würden wir das Werkzeug für diese Aufgabe erneut verwenden?
Beim Thema Website-Texte geht es außerdem um Ton und Wiedererkennbarkeit. Wenn du gerade an dieser Aufgabe arbeitest, findest du weitere Orientierung in unserem Ratgeber KI-Texte für Websites und die Stimme deiner Marke.
Eine zentrale Oberfläche wäre praktisch – sie ersetzt keine Entscheidung
Wir wünschen uns eine zentrale Oberfläche, die passende Werkzeuge für eine Aufgabe zusammenführt. Dazu gehören für uns klare Eingaben, prüfbare Ergebnisse und die Entscheidung, welche Ausgabe verwendet wird.
Auch bei einer gemeinsamen Oberfläche müssen Fragen beantwortet werden: Welche Eingaben sind geeignet? Wer prüft das Ergebnis? Was passiert, wenn eine Anwendung nicht verfügbar ist? Wer entscheidet, ob eine Ausgabe verwendet werden darf?
Eine übersichtliche Oberfläche kann hilfreich sein. Ein unklarer Prozess bleibt jedoch unklar, auch wenn er auf einem einzigen Bildschirm stattfindet.
Behalten, ersetzen oder erst einmal nicht anschaffen?
Nach dem Test sind drei Entscheidungen völlig in Ordnung: Das Tool hilft und bekommt eine klar abgegrenzte Aufgabe. Es hilft nicht ausreichend und wird nicht weiterverfolgt. Oder die Idee bleibt interessant, ist für den aktuellen Bedarf aber noch nicht wichtig genug.
Du musst nicht jede technische Entwicklung sofort in deinen Betrieb übernehmen. Für uns zählt, ob ein Werkzeug zu einer Aufgabe passt und seine Ergebnisse verantwortungsvoll genutzt werden können. Neugierig bleiben und gezielt auswählen schließen sich nicht aus.
Bei einem Website-Projekt beginnt diese Klarheit schon beim Briefing. Unser Beitrag zur Planung einer Website mit SEO zeigt, wie Ziele und Inhalte vor der Umsetzung eingeordnet werden können.